iqml-newsletter_oct-2016

การประชุม การสัมมนา และงานแสดงสินค้า ถือเป็นเวทีที่ดีสำหรับองค์กรในการเก็บคลิปปิ้งข่าวขององค์กร อย่างไรก็ดี งานเหล่านี้ก็สร้างความท้าทายให้กับฝ่ายสื่อมวลชนสัมพันธ์และทีมการตลาดด้วยเช่นกัน

ยิ่งงานใหญ่เท่าใด การจะทำให้สื่อหันมาสนใจก็ยิ่งท้าทายมากขึ้นเท่านั้น ข่าวสารที่องค์กรต้องการประชาสัมพันธ์ไปยังสื่อมวลชนและสามารถสร้างประเด็นได้ จะกลายเป็นข่าวดังได้นานนับสัปดาห์เลยทีเดียว

ทีมงานที่ดูแลความสัมพันธ์กลุ่มเป้าหมายหรือ Audience Relations ของพีอาร์นิวส์ไวร์เคยเผชิญกับสถานการณ์ข้างต้นมาแล้วในการประชุมระดับประเทศของพรรครีพับลิกันที่เมืองคลีฟแลนด์ และการประชุมระดับประเทศของพรรคเดโมแครต ณ เมืองฟิลาเดเฟีย ที่เพิ่งผ่านพ้นไปเมื่อไม่นานมานี้

จากการทำหน้าที่ในงานยักษ์ 2 งานนี้ ทีมงานด้านที่ดูแลเรื่อง Audience Relations มีโอกาสได้พูดคุยกับนักข่าวและบล็อกเกอร์มากมาย และช่วยให้นักข่าวและบล็อกเกอร์เหล่านี้สามารถลงทะเบียนเพื่อเข้าถึงฟีดข่าวของการประชุมดังกล่าวได้

ทั้งนี้ คริสติน คูป ผู้จัดการอาวุโสของทีมงานที่ดูแลความสัมพันธ์กลุ่มเป้าหมายและตัวผู้เขียนเองได้เรียนรู้สิ่งต่าง ๆ มากมายตลอด 2 สัปดาห์ และนี่คือ 7 วิธีจัดการความสัมพันธ์กับสื่อมวลชนในงานแถลงข่าวระดับประเทศ

1. ลงมือทำงานอย่างรวดเร็ว  และต้องตรงประเด็น  

ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวไกล ทำให้งานของเรา หรือแม้กระทั่งโลกใบนี้ขับเคลื่อนไปได้ด้วยปลายนิ้ว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่คนเราจะอยู่นิ่ง ๆ หันหน้าเข้าหาหน้าจอวันละหลายชั่วโมงเพื่อออกไปสู่โลกภายนอกในอีกมิติที่มีความเสมือนจริง แต่จะว่าไปแล้ว ก็ไม่มีสิ่งใดที่จะเหนือกว่าการสร้างและสานสัมพันธ์ในโลกแห่งความเป็นจริงไปได้

ในการประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมด้านการเมืองหรือธุรกิจ ก็ตาม คุณจำเป็นที่จะต้องไปปรากฎตัว ณ สถานที่ก่อนเวลางานเสมอ บรรดาสื่อมวลชนที่งานมักจะยุ่งตัวเป็นเกลียว และจะยิ่งยุ่งเป็นพิเศษหากงานดังกล่าวเป็นงานใหญ่และสำคัญ  ดังนั้น การคำนึงถึงเวลาและยอมรับขั้นตอนการทำงานของบรรดาสื่อมวลชนจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ การเข้าไปทักทายตั้งแต่เนิ่น ๆ และใช้เวลาเพียงสั้น ๆ จึงเป็นวิธีการเข้าถึงที่เหมาะสมที่สุด หลังจากนั้นให้รีบทำตามที่วางแผนไว้โดยเร็วก่อนที่บรรดาสื่อมวลชนจะเลิกให้ความสนใจคุณ

ในงานประชุมทั้งสองรูปแบบ ช่วงเช้าของสองวันแรกในแต่ละสัปดาห์มักจะเป็นโอกาสทองของเราในการเข้าหาสื่อ เนื่องจากวาระใหญ่ ๆ สำคัญ ๆ จะเกิดขึ้นในช่วงบ่ายหรือเย็นเป็นต้นไป ดังนั้น ช่วงเช้าในสองวันแรกของสัปดาห์จึงเป็นช่วงที่บรรดาสื่อมวลชนมีความพร้อมให้เราเข้าหาได้มากที่สุด

2. เข้าหาให้ถูกคน

การได้เป็นส่วนหนึ่งบนเวทีงานระดับชาติอาจเป็นฝันของใครหลายๆคนที่ทำงานด้านสื่อมวลชนสัมพันธ์ เนื่องจากงานใหญ่มักมีสื่อมวลชนกระจัดกระจายอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งเป็นโอกาสอันดีที่เราจะได้เข้าหาและติดต่อกับผู้คนในวงการสื่อ

อย่างไรก็ตาม การตระเวนคุยกับทุกคนในงานคงเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ เช่นเดียวกับการเดินเข้าไปหาสื่อใหญ่ๆตรงๆก็คงเป็นเรื่องที่อาจไม่คุ้มความเสี่ยงเช่นกัน การใช้เวลาคิดเพื่อเฟ้นหาสื่อที่ต้องการในงานจึงเป็นทางออกที่อาจสร้างความเปลี่ยนแปลงได้

การเข้าหานักข่าวกลุ่มใหญ่ที่มาจากสำนักข่าวเดียวกัน (เนื่องจากสื่อบางสำนักมีพนักงานในสังกัดกว่าร้อยคน) นั้น การที่จะทำให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คือ การที่เราสามารถเข้าหาบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราต้องการนำเสนอได้ นอกจากนี้ ตัวกลางในการเข้าหาสื่อกลุ่มใหญ่ที่ดีที่สุด คือ บุคคลที่สื่อรู้จักและเชื่อถืออยู่แล้ว

 

3. สร้างสัมพันธ์อย่างถูกวิธี

ทำตัวเป็นนักแก้ปัญหาที่ดีของผู้สื่อข่าว แล้วตามด้วยการสร้างมิตรภาพ

ในการประชุมแต่ละครั้ง หน้าที่หลักๆของเราคือ การทำให้บรรดาผู้สื่อข่าวตระหนักถึงความสำคัญและเชื่อมโยงกับฟีดข่าวการประชุม โดยการที่เราได้คลุกคลีกับสภาพแวดล้อมในการทำงานของผู้สื่อข่าวนั้น จะช่วยทำให้เราเข้าใจถึงวิธีการทำงานของผู้สื่อข่าวมากยิ่งขึ้น

การที่เราค่อยๆสร้างสัมพันธ์และกลายเป็นที่คุ้นหน้าคุ้นตาของบรรดาผู้สื่อข่าว จะทำให้เราสามารถเข้าไปทักทายและแลกเปลี่ยนบทสนทนาอย่างเป็นกันเองได้โดยไม่เคอะเขิน

แต่หน้าที่ของเรายังไม่หมดเพียงแค่นั้น เพราะภารกิจที่สำคัญที่สุด คือ การทำให้ผู้สื่อข่าวรู้ว่าพวกเขานั้นมีทรัพยากรที่จะช่วยให้การทำข่าวเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยความเป็นมืออาชีพ ความสุภาพ รวมถึงการให้ความช่วยเหลือด้วยความเต็มใจและไม่หวังสิ่งตอบแทน จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้ และหากคุณสามารถแลกเปลี่ยนเรื่องราวและเสียงหัวเราะแก่กันได้ นั่นถือเป็นโบนัส

4. รับฟัง

รับฟังสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัวคุณตลอดเวลา คุณจะควรเปิดหูของคุณไว้ ไม่ว่าจะกำลังนั่งทำงาน ขณะเดินจากที่สถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง หรืออยู่ในพื้นที่สำคัญที่มีผู้สื่อข่าวปรากฎตัวอยู่

คุณอาจจะได้ยินผู้สื่อข่าวพูดถึงความต้องการ ซึ่งคุณสามารถช่วยตอบสนองความต้องการนั้นได้ นี่เป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้แสดงความสามารถในการช่วยเหลือพวกเขา (คุณอาจจะได้ยินในที่ประชุมว่า “เราจะตัดคำพูดออกมาได้อย่างไร?” และคุณตอบว่า: “ผมสามารถช่วยคุณได้”)

หากคุณต้องการสร้างโอกาสนี้ให้กับตัวเอง หมั่นเช็ค Twitter เพราะในช่วงเวลาที่มีเหตุการณ์สำคัญ คุณจะได้พบกับสิ่งที่ผู้สื่อข่าวโพสต์เพื่อรายงานเหตุการณ์ รวมทั้งบัญชีโซเซียลมีเดียส่วนบุคคลที่มีแฮชแท็กเกี่ยวกับเหตุการณ์นั้นๆ หากไม่พบสื่อมวลชนในบริเวณที่คุณคาดหวังว่าจะได้พบ คุณก็จะได้รู้ว่า ผู้สื่อข่าวไปรวมตัวกันอยู่ที่ใด และหากลยุทธ์ในการไปปรากฎตัวยังสถานที่แห่งนั้นในช่วงเวลาที่เหมาะสม

5. เผยความสามารถของคุณแบบเนียนๆ​

การเปิดเผยความสามารถของคุณแบบเนียนๆก็สามารถเข้าถึงกลุ่มคนที่ต้องการความช่วยเหลือจากคุณได้เช่นกัน  อาทิ การติดป้าย “Ask Me” หรือ “ถามฉันสิ”  ไว้ที่เสื้อของคุณในขณะที่คุณไปร่วมงานที่มีผู้สื่อข่าว เพื่อบ่งบอกว่าคุณคือใคร และสามารถทำอะไรได้บ้าง ในกรณีที่คุณอยู่ประจำโต๊ะ  ก็สามารถวางป้ายตั้งโต๊ะไว้ด้านหน้าคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะช่วยเรียกความสนใจจากสื่อมวลชนได้ แม้ว่าสายตาของคุณกำลังจดจ่อที่หน้าจอคอมพิวเตอร์อยู่ก็ตาม สิ่งเหล่านี้กลายเป็นของที่ขาดไม่ได้สำหรับเรา และช่วยให้เราสามารถดึงดูดความสนใจจากผู้สื่อข่าวได้

อย่างไรก็ตาม กฎเหล่านี้ไม่ได้ตายตัวเสมอไป ในกรณีที่คุณอยากเข้าถึงกลุ่มคนที่คุณยังไม่เคยพบปะกัน ก็ต้องใช้โซเชียลมีเดียเป็นสื่อนำ ถ้าคุณทราบแล้วว่า ผู้สื่อข่าวรายใดจะมาร่วมงาน ก็ควรส่งอีเมลหากลุ่มผู้สื่อข่าวนี้แต่เนิ่นๆเพื่อแนะนำตัว นอกจากนี้การเขียนบล็อกก่อนหรือระหว่างที่งานกำลังดำเนินไป หรือการใช้เครื่องหมายแฮชแท็กบนโซเชียลมีเดียต่างๆ  ก็ช่วยให้สื่อหันมาสนใจคุณได้

6. เป็นผู้สนับสนุน

การอยู่ท่ามกลางกลุ่มคนขนาดใหญ่นั้น ปกติแล้วคุณจะต้องพบกับคำถามมากมายที่คุณอาจจะไม่มีคำตอบให้ในทันที ซึ่งสถานการณ์ดังกล่าวถือเป็นโอกาสที่จะยกระดับความสัมพันธ์ผ่านการบริการลูกค้าที่แม้จะเป็นแบบเดิมๆแต่ก็ได้ผล

หากผู้สื่อข่าวต้องการสิ่งที่อยู่นอกเหนือความสามารถของคุณ คุณก็สามารถสอบถามคนที่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ เพื่อดึงผู้สื่อข่าวเข้ากับคนที่คุณรู้จัก หรืออาจจะสอบถามกับแผนกต้อนรับก็ได้เช่นกัน

เราพบว่า สิ่งที่คุณทำเพื่อประสานงานระหว่างสื่อมวลชนและผู้คนที่สามารถช่วยให้ผู้สื่อข่าวบรรลุสิ่งที่ต้องการ จะทำให้คุณเป็นทรัพยากรอันมีค่าที่ผู้สื่อข่าวจะกลับมาหาอยู่เสมอ

7. รู้จังหวะหยุด

อีกหนึ่งสเต็ปสำคัญในงานสื่อมวลชนสัมพันธ์นั้น ได้แก่ การรู้จักจังหวะเวลาพักสิ่งที่ทำไว้ก่อน เพราะความสำเร็จบางครั้งมาจากการไม่ทำอะไร

ลองพยายามสังเกตท่าทีของสื่อมวลชนที่ทำข่าว หากพวกเขากำลังพูดคุยในเรื่องจริงจัง หรือรู้สึกว่าบรรยากาศการสนทนานั้นไม่ค่อยดีแล้ว ให้ทิ้งนามบัตรและฝากข้อมูลไว้กับใครสักคนหนึ่ง เพราะท้ายที่สุดถ้าผู้สื่อข่าวต้องการตัว เขาก็จะติดต่อมาเอง

สุดท้าย เชื่อสัญชาตญาณตนเองเข้าไว้ แม้ว่า บรรยากาศการพูดคุยอาจจะอึดอัด แต่การกลับมาพูดคุยกันในภายหลังอีกครั้งก็ไม่ได้เสียหายอะไร

ทั้งนี้ การสานความสัมพันธ์กับสื่อมวลชนในงานใหญ่นั้น จะให้ประโยชน์ในระยะยาวเมื่องานจบลง และเมื่อเริ่มรู้จักกับสื่อมวลชนแล้ว อย่าลืมกระชับความสัมพันธ์ที่มี เพื่อใช้ประโยชน์จากช่องทางนี้ต่อไปในอนาคต

บทความโดยแอนนา จาซินสกี ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ผู้ชมประจำพีอาร์นิวส์ไวร์ สามารถติดตามเธอได้ทางทวิตเตอร์ @annamjasinski หรือสแนปแชท และยังสามารถติดตามข่าวสารล่าสุดในแวดวงสื่อสารมวลชนและบล็อกเกอร์ได้ที่ @BeyondBylines


แปลและเรียบเรียง โดย อินโฟเควสท์

ที่มา: พีอาร์นิวส์ไวร์